Юридически значимый документооборот внутри холдинга

Работа с договорными документами составляет от 10 до 25% всего документооборота организации. Ее автоматизация снижает риск несвоевременного выполнения условий и оплаты, разгружает ключевых сотрудников от рутинных операций и обеспечивает финансовую стабильность.


Решение «Управление договорами» закрывает все этапы процесса, от подготовки документов до исполнения обязательств и гарантирует:

  • быстрое создание договоров на основе шаблонов и согласование в рамках типовых маршрутов;
  • централизованную регистрацию и своевременную отправку контрагентам;
  • хранение с учетом прав доступа и перенос в архивное хранилище после завершения работ по документу;
  • контроль возврата оригиналов и исполнения обязательств в отведенные сроки;
  • оперативный поиск по заданным реквизитам и тексту;
  • формирование комплектов документов по каждому договору и навигация по ним; подготовку отчетности в различных разрезах.

Посмотрите как система Directum помогает на всех этапах работы с договорами

Быстрая подготовка проекта договора

В системе предусмотрено несколько способов создания документов:

  • готовые шаблоны для исходящих договоров;
  • drag&drop для импорта электронных документов из файла или почты;
  • потоковое сканирование службой DIRECTUM Capture Services;
  • мастер действий, который собирает входные данные, формирует готовый договор на основе макета, и сам отправляет его на согласование по типовому маршруту.

Подпись

Подпись

Подпись

Прозрачное согласование

Типовые маршруты гарантируют соблюдение строгой договорной процедуры, и задаются для каждой категории договора:

  • Жесткие маршруты, когда нельзя менять условия.
  • Матрицы согласования для выбора нужного маршрута в зависимости от ключевых параметров (сумма, подразделение, вид затрат и т.д.)
  • Гибкие маршруты при свободном согласовании

В процессе согласования используется электронная подпись (ЭП), которая позволяет визировать и утверждать документы, гарантируя их неизменность и авторство подписи.

Ответственный сотрудник всегда может контролировать ход согласования в отправленной задаче на вкладке «Состояние». Процесс может также отражаться в специальном отчете «Лист согласования».

Подпись

Подпись

Группировка и сбор переписки

Связывание документов, относящихся к определенному договору, позволяет сотрудникам в любой момент времени получить доступ к содержанию всего набора сопутствующих документов. Дерево задач, позволяет собрать полную переписку по договору в системе, а также ознакомиться сопровождающей информацией (вложенные документы и записи справочников).

Подпись

Группировка и сбор переписки

Для каждого договора автоматически создается новая запись в справочнике «Договоры» и присваивается регистрационный номер принятого формата.

Структурирование данных в справочнике облегчает поиск, фильтрацию списка (например, по дате заключения, контрагенту или категории договора), а также формировать необходимую отчетность.

Подпись

Подпись

Контроль исполнения обязательств

В карточке договора можно указать этапы работы для отслеживания их содержания и дат начала и завершения сделки.

Ответственному сотруднику автоматически придут уведомления о наступлении новых этапов для контроля своевременного исполнения обязательств или перевода договора на следующий этап.

Подпись

Интеграция с ERP

Готовый набор коннекторов и веб-сервисов позволяет интегрировать договорную деятельность DIRECTUM с ERP-системами: SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, 1C:Предприятие 7.x и 8.x, Галактика ERP и др., что позволит:

  • исключить двойной ввод данных при синхронизации справочников (например, «Контрагенты», «Договоры» и др.);
  • автоматически собирать данные при прохождении типовых маршрутов DIRECTUM;
  • просматривать тексты документов напрямую из интерфейса ERP-системы и т.д.

Сокращение издержек

  • В 4-6 раз сокращается длительность подготовки договоров

Оптимизация процессов

  • В 2-2,5 раза увеличивается доля их согласований в срок

Снижение рисков

  • В 8-10 раз уменьшается время поиска договоров и сопутствующих документов

Нужно организовать электронный документооборот?

Давайте сделаем это!

Отправьте нам контактные данные и мы предложим оптимальное решение вашей задачи.

Ваша заявка принята

Мы свяжемся с Вами в ближайшее время.